Partecipare ad una fiera come espositore è molto semplice se sai come allestire il tuo stand e quali accorgimenti adottare per ottenere un allestimento fieristico funzionale e bello da vedere. Basta avere la struttura giusta, che abbia una precisa identità, un forte impatto comunicativo e che rispecchi i valori del proprio brand. Lo stand fieristico quindi deve essere il risultato di un corretto equilibrio estetico e funzionale, ma soprattutto avere un’architettura che susciti interesse nel visitatore.
Come funziona l’allestimento di uno stand? Quali sono le fasi da affrontare per ottenere uno spazio espositivo ottimale, solido ed efficiente?
1. Comincia dalla burocrazia
Prima di tutto è necessario analizzare la parte burocratica, fondamentale per non avere inconvenienti durante le fasi successive dell’allestimento e conoscere fin dal principio tutti gli elementi chiave del progetto. Le prime decisioni da prendere sono:
- Affittare uno spazio espositivo, scegliendo tra uno spazio vuoto o preallestito, cioè con una struttura già esistente e che si può personalizzare.
- Fare attenzione al contratto d’affitto, valutando la presenza di determinati servizi come acqua, luce, rete dati, wi-fi, posizione dello stand e grandezza dello spazio.
- Fare una stima del budget a disposizione: nel punto 5 troverai informazioni più dettagliate sui costi di un allestimento.
2. Pianifica e progetta lo spazio espositivo
Lo stand fieristico è il biglietto da visita del tuo brand, perciò in fase di pianificazione è molto importante aver chiare alcune caratteristiche sulla struttura da montare:
- Deve essere facilmente accessibile e accogliente.
- Deve avere abbastanza spazio per consentire l’incontro con i visitatori.
- Deve avere uno stile in linea con l’identità aziendale.
Ricordati di scegliere una posizione strategica per il tuo stand, per esempio ai lati dei corridoi centrali o in un punto che ti permetta di avere più lati aperti al pubblico. Per quanto riguarda lo spazio, di solito si parte dai 16 mq in su per potersi assicurare un posto adeguato dove mettere in mostra i prodotti e incontrare i clienti.
3. Scegli lo stand più adatto alle tue esigenze
Ci sono diversi tipi di stand fieristici che puoi valutare e scegliere in base al tuo budget e alle tue necessità:
- Stand a noleggio: strutture già esistenti e non modificabili.
- Stand preallestiti e modulari: si adattano a qualcosa di standard, possono essere portatili e con varie possibilità di personalizzazione.
- Stand realizzati ad hoc: rispondono a tutte le richieste specifiche del committente.
Prima di scegliere lo stand fieristico considera lo spazio che hai a disposizione: se è all’esterno potresti utilizzare uno stand smontabile, se invece è all’interno e limitato scegli dei tavolini e degli espositori verticali dove ottimizzare lo spazio per appoggiare gli oggetti più piccoli.
Durante l’allestimento è fondamentale sapere quale stile dare allo stand, utilizzando 2 o 3 colori al massimo che attirino i visitatori e che creino un effetto visivo bello ed equilibrato. Usa i colori istituzionali del tuo marchio per una comunicazione corretta e scegli grafiche ed immagini con un’ottima risoluzione, chiare e ben visibili.
4. Esponi i tuoi prodotti in modo strategico
I prodotti che dovrai presentare sono i veri protagonisti del tuo stand:
- Presentali come novità ed evidenzia con grafiche adeguate gli aspetti innovativi che li contraddistinguono dalla concorrenza.
- Posizionali al centro dell’area espositiva e lascia uno spazio sufficiente per poterli osservare.
- Arreda lo stand con bandierine, roll-up, totem ed altri espositori che agevolino la promozione dei tuoi prodotti.
- Prepara flyer, brochure e altro materiale informativo da rilasciare ai visitatori.
Non dimenticare che allestimenti complessi, perché ricchi di componenti o strutturalmente elaborati, richiedono tempi di montaggio più lunghi e costosi. Probabilmente richiedono anche un maggior numero di addetti durante le fasi di montaggio ed attrezzature speciali che altrove non servono, come piattaforme, ponteggi ed elevatori.
5. Considera tutti i costi
Formulare un prezzo standard per l’allestimento di uno stand fieristico è molto difficile, per via delle infinite variabili che possono incidere parecchio sul costo a metro quadro. A parte la complessità della struttura e la tipologia di stand (in legno, di design, personalizzati ecc.), bisogna considerare elementi come: finiture, luci, trasporti e accessori multimediali. Non sottovalutare poi l’importanza della qualità: meglio scegliere materiali di alto livello per non rischiare di ottenere uno stand fragile, e anche questo ovviamente ha un peso sul costo finale.
Ecco qualche esempio concreto: un pannello rettangolare costa meno di un pannello curvo quindi anche il suo prezzo sarà inferiore; una tinteggiatura murale per rifinire le pareti dello stand costa meno di una laccatura o di una laminatura usati allo stesso scopo, quindi il prezzo di un allestimento che fa uso di materiale semplicemente tinteggiato costerà meno di un allestimento che fa uso, invece, di materiale laccato o laminato.
Quindi occorre sapere prima quale progetto di allestimento si vuole realizzare e solo sulla base di questo è possibile formulare una quotazione realistica, magari con varie ipotesi su aspetti specifici.
Un po’ diverso, invece, è il discorso per gli stand a noleggio perché in questo caso esistono già strutture e progetti di allestimento sui quali è possibile fare ipotesi preventive di costo.
Non basarti solo sui metri quadri nel valutare il costo di uno stand: ci sono molti altri fattori che concorrono nel preventivo di un allestimento. A prescindere dalla superficie dello stand infatti, un certo allestimento può richiedere un numero maggiore di componenti decorativi e strutturali rispetto ad un altro.
