Come realizzare lo stand fieristico perfetto

La prima cosa che viene in mente quando si pensa a una fiera è lo stand. Per un’azienda, lo stand fieristico è una vetrina, il luogo d’incontro con la clientela e nuovi partner, uno spazio funzionale e accogliente in cui comunicare al meglio valori, prodotti e servizi. Deve essere funzionale e accogliente, capace di attirare il pubblico.

Dietro a ogni progetto c’è una precisa strategia di marketing: è bene non lasciare spazio all’improvvisazione. Qualunque obiettivo vi siate posti, occasioni promozionali come questa vanno pianificate con attenzione, avvalendosi dei consigli e della professionalità di aziende specializzate, che vi possono seguire in tutti gli iter di organizzazione – dagli adempimenti burocratici all’allestimento in fiera.

Come dovrebbe essere progettata l’area espositiva? Meglio uno stand modulare o uno fatto su misura? Per rispondere a domande come queste, abbiamo scritto una guida che vi aiuterà a fare chiarezza e capire quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per progettare lo stand fieristico perfetto.

Brainstorming e definizione del concept con gli allestitori

Il primo incontro con i progettisti dello stand è determinante: è un momento chiave di condivisione e scambio, durante il quale dovranno essere definiti obiettivi e strategie. Gli allestitori dovranno conoscere i motivi per cui l’azienda ha deciso di partecipare alla fiera, il messaggio da comunicare, quali prodotti verranno esposti, che tipo di clientela si avvicinerà allo stand. La capacità d’ascolto dei progettisti e una chiara visione da parte dell’azienda sono, in questa prima fase, elementi fondamentali per la buona riuscita della collaborazione.

È in questa circostanza che si parla anche di budget. È bene ricordare che i costi di uno stand fieristico (progettazione, affitto dello spazio espositivo e allestimento) incidono per circa 1/4 sull’intero piano di partecipazione fieristica stilato dall’azienda. Per questo, affidare tutte le fasi di realizzazione del progetto a un’unica impresa permette di contenere il budget e assicurarsi che nella cifra pattuita rientrino anche il trasporto, i materiali, gli arredi e le tecnologie.

Gli studi preliminari alla costruzione dello stand fieristico

Dopo aver compreso chiaramente quali sono gli obiettivi da raggiungere, i progettisti volgeranno la propria attenzione alla fiera stessa. Studieranno le edizioni precedenti e analizzeranno gli aspetti architettonici e strutturali degli stand dei competitor. Questa indagine preliminare influirà sulla scelta della tipologia di stand più adatta a rispondere alle esigenze della vostra azienda.

In base allo spazio espositivo a disposizione, i progettisti decideranno se impostare uno stand aperto o chiuso. I modelli più comuni sono:

• stand di fila, con un lato aperto, il più economico;
• stand d’angolo, con due lati aperti, collocato all’incrocio tra due corsie;
• stand a penisola, con tre lati aperti, funzionale e accattivante;
• stand a L, con tre o quattro lati aperti, dal grande impatto visibile ma non sempre disponibile;
• stand isola, con quattro lati aperti, quello che assicura più visibilità.

Un’analisi di questo tipo, seppure orientata all’organizzazione dello stand nei suoi aspetti più funzionali, è finalizzata alla possibilità di realizzare uno spazio unico e facilmente individuabile all’interno del contesto fieristico.

L’allestimento delle aree funzionali dello stand

Una volta stabilito quale stand risponde meglio alle condizioni di allestimento in fiera e agli obiettivi di comunicazione dell’azienda, i progettisti studieranno la disposizione delle aree funzionali al suo interno. Queste sono le principali:

• l’area espositiva, dedicata ai prodotti;
• la reception, solitamente posta all’ingresso dello stand per accogliere i visitatori e dar loro informazioni utili;
• l’area meeting, attrezzata per incontri con i clienti e riunioni di lavoro;
• la zona bar destinata ai clienti selezionati;
• il magazzino, utilizzato dal personale fieristico per riporre tutti i materiali di comunicazione, i cappotti, le valigie.

L’area espositiva è quella che richiede maggiore attenzione e cura. È compito dei progettisti disporre i prodotti in modo da favorire il flusso dei visitatori all’interno dello stand: saranno loro a studiare un allestimento che tenga conto delle norme edilizie che regolamentano i percorsi espositivi e delle leggi esistenti sulle barriere architettoniche.

Materiali, grafica, arredamento e ausili multimediali per la fiera

La scelta dei materiali per lo stand fieristico dipende innanzitutto da considerazioni tecniche ed economiche, ma può collegarsi strategicamente al settore di mercato all’interno del quale opera la vostra azienda.

Grafica e colore sono elementi che rimangono impressi nella mente del visitatore e sono determinanti quando, magari a causa di un budget ridotto, occorre caratterizzare uno spazio espositivo ridotto. È perciò importante rispettare i colori istituzionali e l’immagine coordinata dell’azienda, per rendere lo stand riconoscibile. Alla grafica creativa può rendersi necessario affiancare una grafica di servizio, con totem, cartelloni e insegne luminose, utili a segnalare percorsi fruitivi o a differenziare visivamente le aree funzionali.

Anche l’arredamento dello stand rientra tra gli aspetti legati all’allestimento. I complementi d’arredo andranno scelti in base alle aree funzionali progettate e dovranno corrispondere alle esigenze di comunicazione aziendale. Un altro aspetto in piena espansione nel campo degli allestimenti fieristici e sfruttabile ai fini della comunicazione d’azienda è l’impiego di nuovi mezzi tecnologici come monitor, proiettori e interattività.